Istruzioni pratico-operative per la gestione della mediazione telematica ai sensi delle novità introdotte dal Decreto Cura Italia

• La sottoscrizione del verbale mediante firma digitale e la notifica a mezzo pec

Da un punto di vista eminentemente pratico, al termine di una mediazione svolta da remoto, occorre procedere alla sottoscrizione del relativo verbale, con alcune accortezze. Preliminarmente, il mediatore, accertata la presenza delle parti in videoconferenza, verificherà che esse siano effettivamente dotate, in base agli adempimenti previsti, degli strumenti necessari: firma digitale, pec e stampante. 
Quindi, il mediatore andrà a redigere il verbale di accordo (o di mancata conciliazione), inoltrandolo ad una delle parti, normalmente la parte istante, la quale sarà tenuta a stamparlo, apporvi la propria firma autografa, scansionarlo ed inviarlo alla parte invitata che provvederà, quindi, a stampare il verbale, apporre la propria firma autografa ed inviarlo al suo difensore che procederà con l’apposizione della firma digitale (normalmente in formato PAdES o CAdES e XAdES). A questo punto, l'avvocato della parte invitata inoltrerà il verbale al difensore dell’istante che apporrà, a sua volta, la propria firma digitale. 
Il verbale recante la sottoscrizione autografa delle parti e quella digitale dei rispettivi difensori sarà, infine, trasmesso nuovamente al mediatore che, verificata la validità della firma digitale apposta dai difensori, apporrà la propria firma digitale. 
Procedendo secondo questo schema si avrà la formazione di un unico documento digitale che potrà essere depositato negli atti del giudizio, nel caso di esito negativo della mediazione, oppure potrà essere utilizzato quale titolo esecutivo per agire nei confronti della parte risultata inadempiente rispetto alle obbligazioni assunte con l’accordo di conciliazione.
Tra le novità introdotte dalla legge 25 giugno 2020, n. 70 di conversione con modifiche del decreto-legge 30 aprile 2020, n. 28, preme segnalare l’ulteriore previsione normativa secondo cui il mediatore, apposta la propria firma digitale, trasmette l'accordo agli avvocati delle parti tramite pec. In questo caso, la richiesta di notifica dell'accordo di mediazione potrà essere trasmessa all'ufficiale giudiziario sempre tramite pec. L'ufficiale giudiziario, poi, estrarrà dall'allegato del messaggio di posta elettronica ricevuto le copie analogiche necessarie ed eseguirà la notificazione ai sensi degli artt. 137 e ss. c.p.c., mediante consegna di copia dell'atto da lui dichiarata conforme all'originale ai sensi del CAD.

• Attestazione di validità di apposizione della firma digitale: l’importanza della marca temporale e della PEC

Pare opportuno in questa sede analizzare, ancorché la questione esuli dalla novella legislativa in oggetto, il particolare caso in cui il verbale di conciliazione sia stato sottoscritto mediante firma digitale non più rinnovata.  
È importante, infatti, evidenziare che l’intervenuta scadenza della firma digitale (che normalmente ha una validità triennale) apposta dall’avvocato sul verbale di conciliazione determina, quale principale conseguenza, una presunzione legale che quel documento possa essere stato alterato e, di conseguenza, ne deriva la totale perdita di rilevanza giuridica di tale documento informatico.  
Al riguardo giova richiamare quanto disposto dall’art. 24, comma 4-bis, CAD laddove si precisa  testualmente che:  “L'apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione”.
Ne discende, pertanto, come un documento a suo tempo validamente firmato, possa inesorabilmente degradare allo stato di documento non sottoscritto se il certificato adoperato per la generazione della firma digitale viene lasciato scadere (o viene revocato oppure ancora sospeso).
Tuttavia, è possibile evitare la perdita di rilevanza giuridica con l’ausilio di particolari strumenti informatici idonei ad attestare, con incontestabile certezza, la data di sottoscrizione del verbale di conciliazione; in particolare, gli strumenti a cui si fa riferimento sono: la marca temporale e la PEC.
La marca temporale e` una particolare operazione di crittografica, affine a quella che avviene in caso di firma digitale, che presente al proprio interno, oltre ai dati della firma, anche l’indicazione di ora e giorno di apposizione; tale strumento resta, tuttavia, un sistema di datazione relativo e parziale, ossia un processo non definitivo soggetto comunque a scadenza, seppur più remota in quanto ventennale. Non e`, quindi, la marca temporale ad assicurare la conservazione definitiva e permanente del documento (v. https://www.notariato.it/sites/default/files/1-2017-DI.pdf - pagg. 7-8).
La PEC invece, grazie al suo particolare meccanismo di funzionamento, rappresenta lo strumento più idoneo a costituire un riferimento temporale opponibile ai terzi.  È noto, infatti, come il gestore di PEC inoltri al mittente una ricevuta di accettazione con l’indicazione di: data e ora dell'invio, mittente, destinatario, oggetto e identificativo del messaggio;  successivamente,  il messaggio viene "imbustato" in un altro messaggio, chiamato "busta di trasporto" che il gestore provvede a sottoscrivere digitalmente. Ebbene, questa operazione consente di certificare ufficialmente l'invio e la consegna del messaggio nonché la data e l’ora ad essi associate. 
Ciò significa, dunque, che l’Organismo di mediazione mediante la conservazione delle ricevute di accettazione e consegna della pec con cui il mediatore trasmette agli avvocati delle parti il verbale sottoscritto digitalmente, potrà definitivamente scongiurare la futura perdita di rilevanza giuridica del verbale medesimo nel caso in cui quest’ultimo risultasse sottoscritto con una firma digitale che, per qualsiasi ragione (scadenza, sospensione o revoca) abbia poi perduto la propria validità.

Con questo dettagliato protocollo, testato dai propri mediatori, 101Mediatori ha uniformato le operazioni di gestione degli incontri di mediazione telematica al pieno rispetto anche procedurale degli obblighi di legge, soprattutto, garantendo la piena soddisfazione delle esigenze delle parti e degli avvocati.