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- La sottoscrizione del verbale mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata e notifica a mezzo pec
Da un punto di vista eminentemente pratico, al termine di una mediazione svolta da remoto, o in modalità ibrida, occorre procedere alla sottoscrizione del relativo verbale, con alcune accortezze. Preliminarmente, il mediatore, accertata la presenza delle parti in videoconferenza, verificherà che esse siano effettivamente dotate, in base agli adempimenti previsti, degli strumenti necessari: firma digitale o spid ed inserisce nel gestionale le e-mail personali e i cellulari delle parti.
A conclusione della mediazione, il mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale,contenente il verbale e l'eventuale accordoe lo invia alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o SPID. Il file nativo digitale sottoscritto in ottemperanza all’art.8-bis del D.Lgls. 28/2010 potrà essere depositato negli atti del giudizio, nel caso di esito negativo della mediazione, oppure potrà essere utilizzato quale titolo esecutivo per agire nei confronti della parte risultata inadempiente rispetto alle obbligazioni assunte con l’accordo di conciliazione.
Tra le novità introdotte dalla legge 25 giugno 2020, n. 70 di conversione con modifiche del decreto-legge 30 aprile 2020, n. 28, preme segnalare l’ulteriore previsione normativa secondo cui il mediatore, apposta la propria firma digitale, trasmette l'accordo agli avvocati delle parti tramite pec. In questo caso, la richiesta di notifica dell'accordo di mediazione potrà essere trasmessa all'ufficiale giudiziario sempre tramite pec. L'ufficiale giudiziario, poi, estrarrà dall'allegato del messaggio di posta elettronica ricevuto le copie analogiche necessarie ed eseguirà la notificazione ai sensi degli artt. 137 e ss. c.p.c., mediante consegna di copia dell'atto da lui dichiarata conforme all'originale ai sensi del CAD.
La conservazione e l’esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell’organismo di mediazione, in conformità all’articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005.
- Attestazione di validità di apposizione della firma digitale: l’importanza della marca temporale e della PEC
È importante, infatti, evidenziare che l’intervenuta scadenza della firma digitale (che normalmente ha una validità triennale) apposta dall’avvocato sul verbale di conciliazione determina, quale principale conseguenza, una presunzione legale che quel documento possa essere stato alterato e, di conseguenza, ne deriva la totale perdita di rilevanza giuridica di tale documento informatico.
Al riguardo giova richiamare quanto disposto dall’art. 24, comma 4-bis, CAD laddove si precisa testualmente che: “L'apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione”.
Ne discende, pertanto, come un documento a suo tempo validamente firmato, possa inesorabilmente degradare allo stato di documento non sottoscritto se il certificato adoperato per la generazione della firma digitale viene lasciato scadere (o viene revocato oppure ancora sospeso).
Tuttavia, è possibile evitare la perdita di rilevanza giuridica con l’ausilio di particolari strumenti informatici idonei ad attestare, con incontestabile certezza, la data di sottoscrizione del verbale di conciliazione; in particolare, gli strumenti a cui si fa riferimento sono: la marca temporale e la PEC.
La marca temporale e` una particolare operazione di crittografica, affine a quella che avviene in caso di firma digitale, che presente al proprio interno, oltre ai dati della firma, anche l’indicazione di ora e giorno di apposizione; tale strumento resta, tuttavia, un sistema di datazione relativo e parziale, ossia un processo non definitivo soggetto comunque a scadenza, seppur più remota in quanto ventennale. Non e`, quindi, la marca temporale ad assicurare la conservazione definitiva e permanente del documento (v. https://www.notariato.it/sites/default/files/1-2017-DI.pdf - pagg. 7-8).
La PEC invece, grazie al suo particolare meccanismo di funzionamento, rappresenta lo strumento più idoneo a costituire un riferimento temporale opponibile ai terzi. È noto, infatti, come il gestore di PEC inoltri al mittente una ricevuta di accettazione con l’indicazione di: data e ora dell'invio, mittente, destinatario, oggetto e identificativo del messaggio; successivamente, il messaggio viene "imbustato" in un altro messaggio, chiamato "busta di trasporto" che il gestore provvede a sottoscrivere digitalmente. Ebbene, questa operazione consente di certificare ufficialmente l'invio e la consegna del messaggio nonché la data e l’ora ad essi associate.
Ciò significa, dunque, che l’Organismo di mediazione mediante la conservazione delle ricevute di accettazione e consegna della pec con cui il mediatore trasmette agli avvocati delle parti il verbale sottoscritto digitalmente, potrà definitivamente scongiurare la futura perdita di rilevanza giuridica del verbale medesimo nel caso in cui quest’ultimo risultasse sottoscritto con una firma digitale che, per qualsiasi ragione (scadenza, sospensione o revoca) abbia poi perduto la propria validità.
Con questo dettagliato protocollo, testato dai propri mediatori, 101Mediatori ha uniformato le operazioni di gestione degli incontri di mediazione telematica e di quelli effettuati in modalità mista (mediazioni ibride) al pieno rispetto anche procedurale degli obblighi di legge, soprattutto, garantendo la piena soddisfazione delle esigenze delle parti e degli avvocati.
