L’istanza di mediazione

L’istanza di mediazione è l’atto con cui si avvia formalmente una procedura di mediazione presso un organismo accreditato. Si tratta di una domanda che assume carattere “formale” non tanto per la rigidità della sua struttura, quanto per l’effetto giuridico che produce: il deposito dell’istanza determina infatti l’apertura ufficiale del procedimento di mediazione. Sotto questo profilo, essa può essere assimilata a un atto introduttivo del giudizio, poiché, così come l’atto di citazione o il ricorso danno avvio a un processo davanti al Tribunale, l’istanza apre il fascicolo di mediazione presso l’organismo competente.

Attraverso tale atto, la parte manifesta la volontà di tentare una soluzione amichevole della controversia, scegliendo un percorso alternativo alla causa giudiziaria, più rapido, riservato e improntato alla collaborazione.

La presentazione dell’istanza segna quindi l’inizio del procedimento di mediazione ai sensi dell’articolo 4 del D.lgs. 28/2010 e assolve a una duplice funzione: da un lato consente all’organismo di mediazione di individuare la controversia e le parti coinvolte, dall’altro costituisce il presupposto per la convocazione della controparte al tentativo di conciliazione. Se redatta correttamente, l’istanza garantisce il regolare avvio del procedimento e, nei casi di mediazione obbligatoria previsti dalla legge, soddisfa la condizione di procedibilità necessaria per poter eventualmente adire l’autorità giudiziaria. Essa rappresenta pertanto uno strumento essenziale sia per chi intenda risolvere una lite in via bonaria, sia per chi deve adempiere a un obbligo di legge prima di rivolgersi al giudice.

Dal punto di vista normativo, l’istanza di mediazione è espressamente disciplinata dalla legislazione in materia di mediazione civile e commerciale, che ne individua gli elementi essenziali di contenuto, pur imponendo una struttura semplice e snella. Non sono richieste formule sacramentali né articolate argomentazioni giuridiche: ciò che rileva è la chiarezza nell’esposizione dei fatti e delle pretese. La funzione dell’istanza non è quella di persuadere un giudice, ma di fornire all’organismo di mediazione e alla controparte le informazioni necessarie per comprendere i termini della controversia. Il deposito dell’istanza segna così l’avvio ufficiale del procedimento, producendo effetti rilevanti anche sul piano giuridico, quali la sospensione dei termini di prescrizione e decadenza e, nei casi di mediazione obbligatoria, l’impossibilità di sollevare eccezioni di improcedibilità in un eventuale giudizio successivo. In definitiva, l’istanza di mediazione costituisce il passaggio formale attraverso cui il conflitto viene incanalato in un percorso di dialogo assistito da un soggetto terzo e imparziale.

Chi può presentare l’istanza

In linea generale, può presentare un’istanza di mediazione qualsiasi soggetto coinvolto in una controversia civile o commerciale, avente ad oggetto diritti disponibili. Ciò significa che la mediazione può essere attivata tanto da una persona fisica, come un privato cittadino, quanto da una persona giuridica, quale una società, per il tramite del proprio rappresentante legale. Nella prassi, la redazione e il deposito dell’istanza sono affidati a un avvocato. Ciò avviene, in primo luogo, perché nelle materie in cui la mediazione è obbligatoria la legge impone l’assistenza legale della parte sin dal primo incontro. In secondo luogo, anche nei casi in cui la mediazione sia facoltativa e non richieda formalmente il patrocinio di un difensore, le parti preferiscono generalmente avvalersi del supporto di un professionista, al fine di evitare errori nella predisposizione dell’atto e di gestire correttamente il procedimento.
Di conseguenza, l’istanza di mediazione può essere presentata direttamente sia dalla parte interessata che dal suo avvocato, il quale provvede agli adempimenti formali e assiste il cliente nel corso dell’intera procedura.

Va sottolineato, come accennato sopra, che in taluni casi la mediazione non è solo una facoltà, ma un passaggio obbligatorio, la cui omissione determina l’improcedibilità della domanda giudiziale. Ciò significa che, per le controversie rientranti in tali ambiti, la presentazione dell’istanza di mediazione è necessaria prima di poter adire l’autorità giudiziaria.
Rientrano tra le materie assoggettate a mediazione obbligatoria, le controversie in materia di condominio, diritti reali (proprietà e diritti su beni immobili), divisione, successioni ereditarie, patti di famiglia, locazione, comodato, affitto di azienda, risarcimento danni da responsabilità medica o da diffamazione a mezzo stampa, nonché controversie su contratti assicurativi, bancari e finanziari. A seguito della Riforma Cartabia, l’elenco delle materie obbligatorie è stato ampliato includendo anche le controversie in materia di associazione in partecipazione, consorzio, franchising, opera, rete, somministrazione, società di persone e subfornitura. In tutti questi casi, l’istanza di mediazione diventa un passaggio obbligato: se una parte intende far valere i propri diritti in giudizio, deve prima dimostrare di aver tentato la conciliazione tramite mediazione. La presentazione dell’istanza, quindi, non è solo volontaria iniziativa di chi cerca un accordo, ma talvolta un adempimento imposto dalla legge per decongestionare le aule giudiziarie e favorire soluzioni più rapide.

Naturalmente, al di fuori delle materie obbligatorie, chiunque può scegliere volontariamente la via strada della mediazione per qualunque lite vertente su diritti disponibili, se desidera tentare un componimento amichevole prima che la situazione degeneri in una causa.
La mediazione può essere anche demandata dal giudice, il quale, ai sensi dell’articolo 5-quater del D.lgs. 28/2010, fino al momento in cui fissa l’udienza di rimessione della causa in decisione, può disporre l’esperimento di un procedimento di mediazione. La mediazione in questo caso diventa condizione di procedibilità della domanda giudiziale, al pari delle ipotesi in cui la legge ne stabilisce l’obbligatorietà. Anche in tali casi, pertanto, la procedura dovrà essere attivata su iniziativa di una delle parti con il deposito della domanda presso l’organismo competente.

In sintesi, possono presentare l’istanza tutte le parti interessate al conflitto, personalmente o tramite il proprio legale, e in certe situazioni farlo non è solo opportuno ma giuridicamente obbligatorio.

Cosa deve contenere l’istanza di mediazione

L’istanza di mediazione, per essere completa e accettata dall’organismo, deve contenere una serie di elementi essenziali. L’art. 4, comma 2, del D.lgs. 28/2010, stabilisce espressamente che nella domanda di mediazione vadano indicati l’organismo, le parti, l’oggetto e le ragioni della pretesa.

• L’organismo di mediazione scelto: va indicato a quale organismo (ente pubblico o privato iscritto presso il Ministero della Giustizia) si rivolge l’istanza. Di solito si specifica la denominazione dell’organismo e, se presente in più sedi, la sede territoriale competente. Ad esempio: “All’Organismo di Mediazione 101Mediatori – Sede di [città]”.
   
• I dati delle parti coinvolte: l’istanza deve riportare le generalità della parte istante (chi richiede la mediazione) e della parte invitata (la parte con cui si ha la controversia). Vanno indicati nome e cognome o denominazione sociale se si tratta di una società, indirizzo di residenza o sede legale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo Pec per i soggetti che hanno l’obbligo di munirsi di domicilio elettronico digitale risultante dai pubblici elenchi o per quelli che lo hanno eletto volontariamente (in quest’ultimo caso si possono infatti risparmiare le spese di spedizione delle raccomandate contenenti l’avviso di convocazione). I recapiti di contatto quali telefono ed e-mail non sono obbligatori ma possono essere utili per comunicazioni informali tra il Mediatore e le Parti. È importante identificare chiaramente la controparte: una errata indicazione del soggetto da convocare potrebbe rendere inefficace la convocazione e, conseguentemente, la procedura.
   
• L’oggetto della controversia: occorre indicare sinteticamente che cosa riguarda la lite. In pratica, qual è il tema del contendere. Ad esempio: “richiesta di risarcimento danni da infiltrazioni tra condomini”, oppure “azione di riduzione per lesione di legittima”. L’oggetto deve essere specifico abbastanza da far capire immediatamente di che ambito si tratta (evitando diciture vaghe come “questione economica” o simili). Una precisa definizione dell’oggetto aiuta la controparte a comprendere la questione e il mediatore a individuare l’ambito della discussione.
   
• Le ragioni della pretesa: insieme all’oggetto, l’istanza deve contenere una breve esposizione dei fatti e delle motivazioni alla base della richiesta. Non si tratta di scrivere un atto di citazione con dettagli minuziosi e riferimenti di legge, ma di fornire un quadro essenziale: cosa è successo, perché si ritiene di aver diritto a qualcosa o che la controparte abbia violato un diritto. Ad esempio: “l’istante lamenta infiltrazioni d’acqua provenienti dall’appartamento sovrastante di proprietà del Sig. XYZ, che hanno causato danni stimati in €…, come da documentazione allegata; la pretesa risarcitoria si fonda sull’art. …”. Le ragioni devono essere chiare ma concise, delineando i fatti salienti. Il tono dovrebbe rimanere neutro e informativo, evitando accuse infiammatorie. Ricorda che questo non è un atto accusatorio ma un invito al dialogo: meglio quindi evitare termini inutilmente aggressivi.

L’indicazione corretta degli elementi sopra indicati è fondamentale non solo in quanto prescritta dall’articolo 4, comma 2, ma anche per il principio, più volte affermato dalla giurisprudenza, di simmetria tra la domanda di mediazione e la successiva ed eventuale domanda giudiziale, a pena di improcedibilità del giudizio. Tale principio implica che vi sia una sostanziale corrispondenza tra il contenuto, l’oggetto e le ragioni della pretesa formulate in sede di mediazione e quelle successivamente introdotte nel processo, non essendo consentito alla parte modificare in modo significativo il petitum o la causa petendi rispetto a quanto previamente sottoposto al tentativo obbligatorio di composizione. La mediazione, infatti, non può essere ridotta a un adempimento meramente formale, ma deve rappresentare un effettivo spazio di confronto sulle specifiche questioni controverse; diversamente, si determinerebbe un aggiramento della condizione di procedibilità prevista dal legislatore.

Vi sono poi altri elementi, non espressamente richiesti dalla norma, che comunque andranno indicati nell’istanza:

• Il valore della controversia: generalmente si richiede di indicare anche l’importo economico del contendere, cioè il valore della lite. Questo dato serve sia all’organismo per inquadrare la pratica (ad esempio per assegnarla a mediatori con determinate qualifiche) sia per determinare le indennità di mediazione dovute secondo la fascia di valore. Il valore, che deve essere determinato ai sensi degli articoli 10 e seguenti del codice di procedura civile, può essere una cifra precisa (es. l’ammontare di un credito non pagato) oppure stimato se si tratta di danni da quantificare. Qualora la controversia non abbia un valore patrimoniale immediato (ad esempio una lite in materia successoria in cui la massa ereditaria debba essere ancora ricostruita), il valore dovrà essere indicato come indeterminabile.
   
• Indicazione dell’assistenza legale: tale elemento è di estrema importanza nei casi previsti dall’articolo 5, comma 1, e quando la mediazione è demandata dal giudice, poiché l’articolo 8, comma 5, impone che, in tali ipotesi, le parti siano assistite dai rispettivi avvocati. Se, pertanto, nell’ambito della mediazione volontaria, le parti possono partecipare al procedimento anche senza assistenza tecnica, nei casi di mediazione obbligatoria, la presenza dell’avvocato costituisce un requisito imprescindibile, affinché il procedimento si svolga regolarmente e con la garanzia dell’assistenza tecnica richiesta dal legislatore.

Quelli elencati sopra sono gli elementi essenziali che l’istanza deve contenere. Alcuni moduli di domanda possono richiedere ulteriori informazioni (ad esempio la lingua richiesta se in materia internazionale, ecc.), ma in linea di massima una buona istanza di mediazione contiene sempre chi, cosa, perché e quanto riferito alla controversia. Come già detto, non serve dilungarsi in dettagli eccessivi o citazioni normative: basta fornire un quadro preciso e sufficiente a identificare la questione. Un’istanza correttamente redatta, non solo garantisce la simmetria tra la domanda di mediazione e la domanda giudiziale, ma facilita il lavoro di tutti: l’organismo sa come procedere, la controparte capisce di cosa si discuterà e il mediatore avrà le informazioni essenziali per prepararsi al caso.

Come presentare un’istanza di mediazione

La procedura di presentazione di un’istanza di mediazione è in genere semplice e facilmente accessibile. I passi principali per depositare correttamente un’istanza sono i seguenti:

• Scelta dell’organismo: È bene assicurarsi che l’organismo sia iscritto nel registro del Ministero della Giustizia, abilitato per la materia in questione e, di fondamentale importanza, che abbia sede nel luogo del giudice territorialmente competente per la controversia. 101Mediatori, con presenza capillare su tutto il territorio nazionale, permette di avviare mediazioni in quasi in tutte le circoscrizioni dei tribunali. La verifica della competenza territoriale dell’organismo adito resta compito della parte istante.
   
• Utilizzo del modulo o formulario dell’organismo: 101Mediatori mette a disposizione sul proprio sito una piattaforma dedicata che consente di depositare l’istanza di mediazione in modo semplice e immediato. Accedendo al portale e previa registrazione, l’utente può compilare un form guidato, inserire i dati richiesti e allegare la documentazione necessaria, avviando la procedura in modalità telematica e confermandola a mezzo pec. La registrazione all’area riservata del sito di 101Mediatori consente inoltre l’accesso a diversi contenuti informativi, tra cui un video tutorial su “Come depositare una mediazione”, nel quale vengono illustrati i vari passaggi della procedura e forniti esempi di compilazione. L’utente registrato può infine scaricare la modulistica utile per le fasi successive della procedura, come i fac-simile di procura sostanziale o di delega di firma.
   
• Allegati e adempimenti iniziali: i documenti da allegare all’istanza sono di norma:
  • la ricevuta di pagamento delle indennità del primo incontro di cui ai commi 4 e 5 dell’art. 28 D.M. n. 150/2023;
  • nel caso di mediazione obbligatoria, e in assenza della parte, copia dell’atto che conferisce il potere di assistenza ed eventuale rappresentanza all’avvocato nominato dalla parte istante.
  • per la parte che ne abbia diritto ai sensi del capo II-bis del D. Lgs. n. 28/2010, la delibera di ammissione anticipata al patrocinio a spese dello Stato ovvero la sola istanza di ammissione, regolarmente depositata, se non sia ancora intervenuta la delibera del Consiglio dell’Ordine competente;
  • eventuali documenti rilevanti per la controversia (contratti, foto, fatture, etc.), anche se questo adempimento non è obbligatorio all’atto della domanda e sarà sempre possibile provvedervi nel corso della procedura, non essendo previste preclusioni temporali in tal senso, a differenza di quanto avviene in un giudizio.
     
• Conferma e protocollazione: una volta ricevuta la conferma a mezzo pec del deposito dell’istanza, l’organismo di mediazione procede a registrarla (assegnandole un numero di riferimento o protocollo). Procede quindi con la fissazione del primo incontro e l’inoltro dell’avviso di convocazione alla controparte.

In sintesi, presentare un’istanza di mediazione con 101Mediatori è un’operazione semplice e veloce: basta collegarsi online al sito, registrarsi per creare la propria area riservata, compilare i campi richiesti e scegliere persino la data preferita per il primo incontro, dopodiché sarà l’organismo a fissarlo ufficialmente e a occuparsi di notificare alla parte invitata l’avviso di convocazione al tentativo di conciliazione.

Tempi e costi dell’istanza

Uno dei vantaggi della mediazione rispetto al percorso giudiziario è certamente la rapidità. Vediamo dunque quali sono i tempi da aspettarsi dopo la presentazione di un’istanza di mediazione, e quali i costi legati a questo atto e all’avvio della procedura.

Tempi per la convocazione e lo svolgimento
Dopo aver depositato l’istanza, i tempi sono brevi. La segreteria designa un mediatore competente e fissa un primo incontro tra le parti che, come stabilito dall’articolo 8, comma 1, deve tenersi non prima di venti e non oltre quaranta giorni dal deposito della domanda, salvo diversa concorde indicazione delle parti. 101Mediatori procede all’attivazione della mediazione entro 6 ore dalla conferma del deposito, effettuando subito le convocazioni con Raccomandata 1 o con pec.

In ogni caso, per legge, il procedimento di mediazione deve concludersi entro 6 mesi dalla data di deposito dell’istanza o, nel caso di mediazione delegata o demandata dal giudice, dalla data di deposito dell’ordinanza con la quale il giudice adotta i provvedimenti previsti dall’articolo 5, comma 2, o dall’articolo 5-quater, comma 1. Il termine di sei mesi è prorogabile, prima della sua scadenza, per periodi di volta in volta non superiori a tre mesi, salvo nei casi di mediazione demandata o delegata in cui la proroga è ammessa una sola volta. Sei mesi, salvo eventuali proroghe, rappresentano quindi il termine massimo di durata. 101Mediatori evidenzia come sia possibile chiudere una mediazione in circa 45 giorni, grazie a sessioni organizzate a breve distanza l’una dall’altra e alla flessibilità del procedimento. Rispetto ai tempi della giustizia ordinaria, dove una causa civile può durare anni, i tempi di attesa e di definizione in mediazione risultano pertanto decisamente più contenuti.

Costi di presentazione e di procedura 
Presentare l’istanza di mediazione comporta il pagamento di un importo a titolo di indennità, oltre alle spese vive (per esempio le spese postali per la notifica dell’avviso di convocazione alla parte invitata). L’indennità comprende sia le spese di avvio del procedimento (diverse dalle spese vive) sia le spese di mediazione che includono il compenso del mediatore per l’attività prestata nel primo incontro. Si tratta di un importo fisso, stabilito dalla legge e compreso, a seconda del valore della lite, tra 97 euro e 273 euro. L’indennità dovuta per il primo incontro deve essere versata sia dall’istante sia dalla parte convocata se aderisce alla procedura. Qualora il primo incontro si concluda senza la conciliazione e le parti decidano di non proseguire con incontri successivi, non sono dovuti ulteriori importi. 

Nel caso invece in cui le parti non riescano a raggiungere un accordo al primo incontro ma decidano di proseguire con incontri successivi, saranno tenute al pagamento delle ulteriori spese di mediazione, anch’esse determinate in base al valore della lite e calcolate secondo la tabella di cui al D.M. n. 150 del 2023. In ogni caso, le tariffe di mediazione sono definite per legge e risultano di gran lunga inferiori sia ai costi di un giudizio ordinario, sia a quelli di un eventuale arbitrato.

In caso di raggiungimento dell’accordo, è previsto l’obbligo per le parti di corrispondere all’organismo un importo aggiuntivo (una sorta di bonus), che si determina in misura differente a seconda che la conciliazione si raggiunga al primo incontro o negli incontri successivi.

È importante evidenziare che le indennità di mediazione sono dovute da ogni centro di interesse coinvolto e che è irrilevante, al fine di individuare i centri di interesse, che più parti partecipino al procedimento assistite da un unico avvocato.

Infine, per quanto concerne il compenso dell’avvocato, i parametri ministeriali definiti dal DM 55/2014, sono stati aggiornati al DM n. 147 del 13/08/2022, in vigore dal 23 ottobre 2022. Tale decreto ha ridefinito i criteri e i valori di riferimento per il calcolo dei compensi spettanti agli avvocati che prestano assistenza al cliente nell’ambito dei procedimenti di mediazione civile e commerciale. L’intervento normativo ha l’obiettivo di adeguare i compensi alla complessità e all’importanza dell’attività svolta in sede stragiudiziale, valorizzando il ruolo dell’avvocato nella gestione e nella risoluzione alternativa delle controversie.

Agevolazioni e riduzioni
A fronte di costi già contenuti rispetto agli esborsi che comporta un giudizio, esistono alcune ulteriori agevolazioni economiche e fiscali che sono state implementate dalla Riforma Cartabia, al fine di incentivare il ricorso alla mediazione. In particolare:

• Tutti gli atti relativi al procedimento di mediazione sono esenti dall’imposta di bollo e da ogni tassa. Ciò significa che avviare una mediazione non comporta i costi fiscali che solitamente si incontrano in tribunale (niente contributo unificato, marche da bollo, ecc. per il deposito dell’istanza o per il verbale finale).
   
• Lo Stato premia chi tenta davvero la conciliazione, riconoscendo un credito d’imposta sulle indennità di mediazione pagate. Ai sensi dell’articolo 20 del D. Lgs. N. 28/2010, a ciascuna parte che partecipa al procedimento è riconosciuto un credito d’imposta commisurato alle indennità pagate all’organismo, fino a concorrenza di euro 600,00 (in pratica, se ad esempio una parte paga € 500 di indennità e la mediazione si conclude con un accordo, potrà detrarre integralmente quei 500 euro dalle imposte dovute). Peraltro, nelle ipotesi di cui all’art. 5, comma 1 (mediazione obbligatoria) e quando la mediazione è demandata dal Giudice, alle parti è riconosciuto anche un credito di imposta commisurato al compenso corrisposto al proprio avvocato per l’assistenza nella procedura, fino alla concorrenza di euro 600,00. In caso di insuccesso della mediazione, i crediti di imposta sono ridotti della metà. È infine riconosciuto un ulteriore credito di imposta commisurato al contributo unificato versato dalla parte del giudizio estinto a seguito della conclusione di un accordo di conciliazione, nel limite dell’importo versato e fino a concorrenza di euro 518,00. Questi benefici fiscali consentono spesso di compensare, in tutto o in buona parte, il costo stesso della mediazione, rendendo il tentativo di conciliazione ancora più conveniente.
   
• Chi si trova in condizioni economiche disagiate può godere del patrocinio a spese dello Stato (gratuito patrocinio) per l’assistenza dell’avvocato nel procedimento di mediazione, nei casi di cui all’art. 5, comma 1 (mediazione obbligatoria) Inoltre, la parte ammessa al patrocinio, non è tenuta a pagare le indennità di mediazione, che verranno rimborsate all’organismo dallo Stato, sotto forma di credito di imposta. Questo garantisce che anche i meno abbienti possano accedere alla mediazione senza ostacoli economici, al pari di quanto accade in giudizio. Per avvalersi di tale beneficio, ai sensi degli articoli 15-bis e ss. del D. Lgs. N. 28/2010, la parte deve presentare istanza di ammissione anticipata al Consiglio dell’Ordine degli Avvocati del luogo dove ha sede l’organismo territorialmente competente, allegando poi all’istanza di mediazione o al modulo di adesione la documentazione che attesta l’ammissione al patrocinio.
   
• 101Mediatori fornisce inoltre assistenza e informazioni attraverso il proprio numero verde, e una piattaforma online gratuita per gestire le pratiche. Questi vantaggi consentono all’avvocato di ottimizzare tempo e risorse.

In definitiva, i costi per presentare e portare avanti un’istanza di mediazione con 101Mediatori sono sostenibili e prevedibili, soprattutto se confrontati con quelli di un lungo contenzioso giudiziario. Inoltre, grazie alle agevolazioni previste, una parte significativa di essi può rientrare sotto forma di credito d’imposta o non essere dovuta affatto (in caso di ammissione al gratuito patrocinio). Tutto ciò si aggiunge al valore intrinseco della mediazione: risolvere presto la lite evita di accumulare spese legali e permette di concentrarsi sulle proprie attività anziché sul conflitto.

Cosa succede dopo la presentazione

Una volta presentata l’istanza di mediazione, cosa accade concretamente? Si entra nel vivo del procedimento di mediazione, che si articola in alcune fasi successive ben definite:

1. Nomina del mediatore e convocazione delle parti: l’organismo di mediazione, ricevuta l’istanza, provvede innanzitutto a designare un mediatore idoneo al caso, secondo criteri di rotazione, competenza territoriale o specialistica in materia. Contestualmente, la segreteria fissa la data, l’ora e il luogo (o piattaforma online) per il primo incontro di mediazione. Tutte queste informazioni, identità del mediatore designato e dettagli del primo incontro, vengono quindi comunicate formalmente alla parte convocata. L’organismo invia alla controparte una lettera di convocazione (via PEC o a mezzo di raccomandata1 A/R), in cui si informa che è stata presentata un’istanza di mediazione nei suoi confronti, si specifica chi è l’istante e l’oggetto della controversia, e la si invita a presentarsi al primo incontro nella data e luogo stabiliti. L’articolo 8, comma 2, in considerazione degli effetti che la comunicazione della domanda di mediazione produce (interruzione della prescrizione e impedimento della decadenza), prevede che la parte istante possa anticipatamente comunicare all’altra l’avvenuto deposito della domanda di mediazione, fermo l’obbligo dell’organismo di procedere con la convocazione. Da questo momento in poi, il procedimento è formalmente avviato e si attende il giorno della sessione iniziale.
    
2. Primo incontro di mediazione: È il momento in cui il mediatore e le parti, assistite dai rispettivi avvocati, si incontrano per la prima volta. In questa sede il mediatore illustra le funzioni e le modalità di svolgimento della mediazione ed in particolar modo la regola della riservatezza, le tempistiche degli incontri, il credito di imposta, le agevolazioni fiscali, la durata e celerità della mediazione e gli effetti dell’accordo che costituisce titolo esecutivo. Si passa quindi all’esame del merito della controversia. A seguito delle modifiche introdotte dalla Riforma Cartabia, il primo incontro non ha più infatti una funzione meramente di “filtro”, finalizzata a verificare la disponibilità delle parti a proseguire la procedura. Oggi esso costituisce a tutti gli effetti un incontro di mediazione sostanziale, nel quale le parti sono chiamate a confrontarsi concretamente sulle questioni controverse, entrando sin da subito nel vivo della negoziazione. Con il supporto del mediatore, le parti possono anche raggiungere un accordo già in questa fase iniziale. In caso contrario, hanno due possibilità: interrompere la trattativa e quindi la procedura, oppure proseguire con ulteriori incontri qualora ritengano di non aver esaurito la trattazione delle questioni oggetto di mediazione e intendano continuare il confronto. Nel primo caso il mediatore redigerà un verbale di mancato accordo al primo incontro; nel secondo caso, un verbale di prosecuzione della mediazione.

Può tuttavia accadere che la parte convocata decida di non aderire alla mediazione: se il convocato non si presenta all’incontro (senza giustificato motivo) oppure comunica il rifiuto di partecipare, il mediatore non può far altro che redigere un verbale di mancata partecipazione e dichiarare chiuso il procedimento. Questo verbale attesta che la mediazione non si è potuta svolgere per assenza di una delle parti; l’istante dovrà usarlo per dimostrare di aver comunque esperito il tentativo (utile in caso di mediazione obbligatoria, per evitare l’improcedibilità in giudizio).

1. Modalità di svolgimento degli incontri: La procedura è molto flessibile: non ha una struttura rigida come un processo, ma si adatta alle esigenze del caso. In genere, il mediatore può procedere con sessioni congiunte (con entrambe le parti sedute allo stesso tavolo) e con sessioni separate (il mediatore parla con ciascuno in privato). Nelle sessioni congiunte, ciascuna parte ha l’opportunità di spiegare più in dettaglio il proprio punto di vista, mentre l’altra ascolta; il mediatore favorisce uno scambio rispettoso e costruttivo, cercando di far emergere interessi e possibili soluzioni. Nelle sessioni separate (dette caucus), il mediatore può approfondire confidenzialmente con ciascuna parte gli aspetti più delicati, comprendere le vere priorità e proporre ipotesi di accordo, mantenendo segrete le informazioni che la parte non vuole condividere con l’avversario.
   
   Il numero e la durata degli incontri di mediazione dipendono dalla complessità del caso e dalla disponibilità delle parti: a volte basta un unico primo incontro lungo per arrivare a una soluzione, altre volte occorre suddividere la trattativa in più incontri. L’importante è che tutti i partecipanti si impegnino attivamente nel processo, con l’obiettivo comune di individuare un accordo soddisfacente. Durante questa fase, le parti possono anche produrre documenti, consulenze o altri elementi utili per supportare le proprie argomentazioni, ma sempre in un clima informale e di dialogo (non ci sono “prove” in senso stretto né testimonianze, poiché la mediazione non è un accertamento di colpe, ma un tentativo di trovare un accordo). Il mediatore, dal canto suo, utilizza tecniche comunicative e negoziali per avvicinare le posizioni, evidenziare i punti di accordo e ridurre le divergenze. A differenza di un giudice, il mediatore non impone mai una decisione: può al più formulare proposte di accordo, ma solo se entrambe le parti lo richiedono e comunque le parti restano libere di accettarle o meno.
    
2. Esito: accordo o verbale finale: la fase conclusiva del procedimento di mediazione vede due possibili scenari. 
   Il primo scenario, auspicato, è che le parti raggiungano un accordo amichevole, risultato che, come precedentemente evidenziato, potrebbe essere conseguito già nel corso del primo incontro. In tal caso, con l’assistenza del mediatore (e degli avvocati, se presenti, per curarne gli aspetti legali), si redige un accordo di conciliazione scritto, che viene firmato da tutte le parti coinvolte e dal mediatore stesso. Questo accordo ha immediata efficacia esecutiva e ha lo stesso valore di una sentenza quando è sottoscritto anche dagli avvocati che assistono le parti, attestandone la conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico. Laddove invece manchi la sottoscrizione dei legali, ipotesi che si può verificare solo nelle mediazioni volontarie per le quali l’assistenza tecnica non è prescritta, l’accordo dovrà essere omologato con decreto del presidente del tribunale del luogo ove ha sede l’organismo di mediazione dinanzi al quale è stato raggiunto l’accordo medesimo. Raggiunto l’accordo, la lite si considera risolta in via stragiudiziale: le parti rinunciano a eventuali azioni legali sullo stesso oggetto e spesso ritrovano una relazione più serena grazie al dialogo avuto in mediazione. 
   Il secondo scenario è che la mediazione si concluda senza un accordo. Questo accade se, nonostante gli sforzi, permangono divergenze insuperabili o se una delle parti decide di interrompere il tentativo. In tal caso, il mediatore redige un verbale di mancato accordo (anche già al primo incontro), in cui si attesta che la mediazione si è svolta ma non ha dato esito positivo. Il verbale non entra nei dettagli delle trattative (che restano confidenziali), si limita a registrare la presenza delle parti e l’assenza di un accordo finale. Con il verbale negativo, la mediazione è da considerarsi conclusa. La parte che intende far valere le proprie ragioni potrà dunque, da quel momento, rivolgersi al giudice competente, allegando il verbale per dimostrare di aver adempiuto all’obbligo di tentare la conciliazione.

In sintesi, dopo la presentazione dell’istanza, il percorso di mediazione segue un flusso logico: convocazione – primo incontro in cui inizia già la negoziazione – conclusione. Tutto questo avviene, come visto, in tempi brevi e con modalità flessibili. La parte istante, dal momento del deposito dell’istanza, deve semplicemente attendere la convocazione e partecipare agli incontri stabiliti. L’organismo e il mediatore guideranno il processo affinché ci sia un confronto produttivo. Che si arrivi o meno a un accordo, l’aver seguito correttamente tutte queste fasi garantirà alle parti di aver esplorato la via bonaria e, se necessario, di poter passare al livello giudiziario con le carte in regola.

Perché affidarsi a 101Mediatori

Scegliere l’organismo giusto a cui affidare la propria mediazione fa la differenza sia in termini di esperienza durante il procedimento, sia in termini di probabilità di successo. 101Mediatori, in particolare, rappresenta una delle realtà più solide e apprezzate nel panorama della mediazione civile e commerciale in Italia. Ecco alcuni motivi per cui avvocati e parti possono riporre fiducia in 101Mediatori quando presentano un’istanza di mediazione:

• Competenza ed esperienza: 101Mediatori vanta un team di oltre 90 mediatori altamente qualificati, molti dei quali avvocati o professionisti con anni di esperienza nel campo della risoluzione dei conflitti. Questo si traduce in una gestione professionale di ogni caso: sin dal momento in cui si deposita l’istanza, si ha la certezza di essere seguiti da persone competenti. I mediatori di 101Mediatori sono costantemente formati, con corsi di aggiornamento mensili, per trattare un’ampia gamma di materie (dalle liti condominiali a quelle societarie, dai contratti bancari alle successioni) e applicano tecniche avanzate di negoziazione e comunicazione. La preparazione e neutralità dei mediatori aiutano le parti a sentirsi in buone mani e a fare progressi concreti verso la conciliazione. Ciò consente a 101Mediatori di poter vantare una percentuale molto elevata, pari ad oltre il 70%, di chiusura delle mediazioni con accordo. Ciò implica anche una riduzione dei contenziosi in Tribunale, che arriva quasi al 40%.
   
• Presenza capillare e organizzazione nazionale: 101Mediatori dispone di numerose sedi sul territorio nazionale e, nelle circoscrizioni in cui non è presente con una sede propria, ha stipulato specifici accordi con organismi locali, così da garantire comunque lo svolgimento del servizio di mediazione in oltre 100 circoscrizioni. Non solo: essendo una struttura nazionale, 101Mediatori garantisce standard di qualità uniformi ovunque. Un avvocato di Milano o uno di Palermo riceveranno lo stesso livello di servizio eccellente per i propri clienti. Inoltre, le sedi sono confortevoli e attrezzate, pronte ad accogliere le parti in un ambiente professionale, ma anche informale quanto basta per mettere tutti a proprio agio.
   
• Facilità di gestione online: 101Mediatori investe molto nella tecnologia e nei servizi digitali, rendendo l’intero processo snello e user-friendly. Dalla possibilità di depositare l’istanza online in pochi minuti, alla scelta della data del primo incontro direttamente via web, fino alla consultazione degli aggiornamenti della pratica in un’area riservata, tutto è pensato per semplificare la vita agli utenti (in particolare agli avvocati, che possono gestire le mediazioni dei propri clienti da remoto senza perdite di tempo). La piattaforma online di 101Mediatori è intuitiva e sicura, consente di caricare documenti, comunicare con la segreteria e svolgere gli incontri di mediazione in videoconferenza. Questa innovazione digitale si traduce in risparmio di tempo e risorse: niente file in segreteria, niente stampe inutili, e una tracciabilità immediata di ogni passo (le parti vengono avvisate via e-mail delle comunicazioni importanti e i verbali sono disponibili online subito dopo gli incontri).
   
• Supporto in ogni fase del procedimento: affidandosi a 101Mediatori, non si è mai lasciati soli. L’organismo fornisce un supporto costante e personalizzato dal primo contatto fino alla chiusura del procedimento. In fase di avvio, la segreteria è a disposizione per orientare su come presentare l’istanza. Durante la mediazione, il mediatore mantiene un dialogo attivo con le parti, chiarendo dubbi e adattando il percorso alle loro esigenze (ad esempio programmando le sessioni in orari compatibili con impegni di lavoro). Gli avvocati trovano in 101Mediatori un partner affidabile.

Oltre a questi punti di forza, va menzionato il profilo etico e di imparzialità: 101Mediatori opera secondo un rigoroso codice deontologico, garantendo riservatezza assoluta sulle informazioni emerse in mediazione e imparzialità verso le parti. Questo aspetto costruisce fiducia nell’istituto della mediazione stesso: sapere che ci si affida a un organismo serio e trasparente incoraggia le parti a esprimersi liberamente durante gli incontri, senza timori, il che è spesso la chiave per raggiungere un buon accordo.

In conclusione, presentare un’istanza di mediazione significa intraprendere un percorso verso la soluzione del conflitto che è al contempo professionale e umano. La mediazione, se ben guidata, consente alle parti di riappropriarsi del controllo sulla lite e di trovare soluzioni creative che un giudice difficilmente potrebbe offrire. 

Affidarsi a 101Mediatori in questo percorso significa avere al proprio fianco un organismo con esperienza decennale, diffuso capillarmente, tecnologicamente avanzato e orientato al cliente. Ciò si traduce in maggiore probabilità di successo e in un’esperienza più serena anche in situazioni conflittuali. In un contesto in cui la fiducia nell’istituto della mediazione è fondamentale, 101Mediatori si impegna ogni giorno per meritare la fiducia di avvocati e cittadini, offrendo non solo un servizio, ma una vera soluzione di qualità alle controversie. Il messaggio è chiaro: con la giusta assistenza, la mediazione non è un ostacolo burocratico, ma un’opportunità concreta di risolvere i problemi in maniera efficace, rapida e soddisfacente per tutti.