La Riforma Cartabia ridisegna la mediazione telematica civile

La telematizzazione delle mediazioni ha fatto passi da gigante negli ultimi anni: il legislatore l’ha contemplata come ipotesi normativa nel D.L. 28/2010 ma è solo con la pandemia che ha trovato attuazione ed una prima normazione di emergenza.

La Riforma Cartabia ha posto in essere i correttivi necessari, introducendo due novità fondamentali:
·      lo svolgimento telematico è possibile anche se a richiederlo sia una parte soltanto;
·      se la mediazione è telematica o mista, il verbale finale e l’eventuale accordo devono essere nativi digitali e sottoscritti digitalmente o con firma elettronica qualificata da tutti le parti, i legali ed il mediatore. 
 
1.    La mediazione telematica agli albori: art. 3 e 4 D.Lgs. 28/2010.
Lo svolgimento della mediazione con videoconferenza da remoto nasce, quale possibilità per le parti, sin dal 2010: gli art.  3 e 4 del D.Lgs 28/2010 davano infatti alle parti la possibilità di svolgere la mediazione con modalità telematica lasciando al regolamento dell’organismo il compito di disciplinarne lo svolgimento. Il legislatore prescriveva unicamente che dovessero essere tutelate la sicurezza della comunicazione e la riservatezza.
 
L’art.  7 comma 4 D.M. 18 ottobre 2010, n. 180 poneva poi una norma di salvaguardia per quelle parti che non intendessero aderire a tali modalità: ivi si stabiliva infatti che il regolamento non potesse individuare la modalità telematica quale unica via di accesso alla mediazione.
Lo svolgimento della mediazione da remoto era dunque un’ipotesi teorica, poco adottata nella realtà e priva di una disciplina unitaria.
 
2.    La mediazione telematica come strumento emergenziale in pandemia: art. 83 comma 20 e 20 bis D.L. 18/2020 – L. 27/2020.
L’accesso telematico alla mediazione è divenuto realtà concreta nel mondo delle mediazioni civili e commerciali durante il periodo di emergenza sanitaria da Covid – 19, quale unica possibilità per proseguire la trattazione della procedura, con videoconferenze da remoto. 
Il legislatore, con l’art. 83 del decreto Cura Italia, D.L. 17 marzo 2020, n. 18 convertito in legge, con modifiche, con la L. 24 aprile 2020 n. 27, ha statuito la possibilità, per il periodo di emergenza epidemiologica, di svolgere gli incontri di mediazione in via telematica a condizione che vi fosse il preventivo consenso di tutte le parti. In difetto di consenso di tutte le parti, la mediazione restava sospesa, in attesa della fine dell’emergenza sanitaria. 
 
L’art. 83 comma 20 bis D.L. 18/2020 prevedeva poi la possibilità di effettuare gli incontri di mediazione con modalità telematica, mediante sistemi di videoconferenza ai sensi degli art. 3 e 4 D. Lgs 28/2010, anche successivamente al periodo emergenziale, purché sussistesse il previo consenso di tutte le particoinvolte nella mediazione.
 
Lo stesso comma 20 bis, al fine di attribuire certezza alle sottoscrizioni dei verbali apposte dalle parti e dagli avvocati in luoghi diversi, introduceva un iter di sottoscrizione misto, cartaceo e digitale: le parti sprovviste di firma digitale e collegate da remoto in luogo diverso dall’avvocato potevano apporre la propria firma autografa in calce al verbale o all’accordo, il legale sottoscriveva poi digitalmente, dichiarando autografa la firma del proprio assistito; il mediatore sottoscriveva poi digitalmente i verbali.
Il tutto doveva avvenire sul medesimo originale, per cui firmavano prima le parti con firma autografa, poi digitalmente i legali, anche per autentica e infine il mediatore digitalmente.
 
3.    La mediazione telematica come strumento preferenziale e normato. Art. 8 bis D. Lgs. 28/2010 introdotto dalla Riforma Cartabia
 
La riforma della mediazione telematica operata dal D. Lgs 149/2022 si pone l’obiettivo di favorire l’utilizzo della mediazione telematica, costituendo una disciplina unitaria, forte dei correttivi dimostratisi necessari a seguito dell’applicazione della norma emergenziale: nasce così l’art. 8 bis D. Lgs. 28/2010.
            Accesso alla mediazione telematica. Comma 2.
La prima novità è rappresentata dal comma 2 che, nella sua ultima parte, prescrive: “ciascuna parte può chiedere al responsabile dell’organismo di mediazione di partecipare da remoto o in presenza”: l’accesso alla mediazione telematica non è più, dunque, subordinato al preventivo consenso di tutte le parti ma è sufficiente la richiesta unilaterale.
D’altra parte, è consentito l’accesso in presenza a coloro che non gradiscano collegarsi da remoto: la partecipazione alla mediazione è dunque possibile in ambo le forme, con il conseguente mantenimento anche del modello di mediazione misto, in cui talune parti sono collegate in videoconferenza ed altre in presenza.

            Verbale nella mediazione telematica. Commi 1, 3 e 4
La Riforma Cartabia è invece più rigida circa le modalità di formazione del verbale e degli atti di mediazione.
Il comma 1 stabilisce che quando la procedura è svolta telematicamente, al documento prodotto, ossia al verbale informatico, dalla sua creazione fino all’archiviazione, deve applicarsi la disciplina del Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al D.L. 82/2005: la partecipazione personale può dunque essere mista, ma il verbale deve essere informatico.
I commi 3 e 4 prescrivono poi che l’atto conclusivo della mediazione, costituito dal verbale e dall’eventuale accordo, debba essere formato in unico documento informatico, nativo digitale e sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata da tutte le parti, dai legali e, per ultimo, dal mediatore.

L’ art 8 bis commi 1 e 3 D.L. 28/2010 si propone dunque di perfezionare il sistema di firma introdotto con l’art. 83, comma 20-bis D.L. 18/2020, superandone le innegabili tortuosità.

Tale soluzione normativa ben si sposa con le procedure di firma che via via prendono piede nel mondo informatico al fine di permettere la sottoscrizione elettronica qualificata anche a coloro che siano sprovvisti di firma digitale. In particolare, sono ammesse le firme acquisite dalle piattaforme gestionali di firma degli organismi di mediazione, i cui processi rispettano i requisiti di sicurezza previsti dalle normative del CAD, con identificazione mediante SPID e CIE della parte, per emettere un certificato qualificato di firma che attesta l'identità del titolare.

Il nuovo art. 8 bis rende dunque evidente l’attrazione alla modalità telematica operata dal legislatore e ciò si evidenza in particolare nell’ipotesi di mediazione mista: i commi 3 e 4 continuano a permettere che l’incontro si svolga con tale modalità, con una parte in presenza e l’altra in video, ma la modalità telematica prevale al momento della firma del verbale, che deve avvenire digitalmente.

            Invio e conservazione dei verbali di mediazione telematica. Commi 4 e 5
Ai sensi dei commi 4 e 5, infine, i documenti così formati e sottoscritti sono inoltrati dal mediatore alle parti, ai legali ed alla segreteria; all’esito, l’organismo ha obbligo di archiviazione e conservazione ai sensi dell’art. 43 D.L. 82/2005. 

Conclusioni
Il nuovo art. 8 bis D. Lgs 28/2010 si propone dunque di radicare la mediazione telematica, disciplinandola in maniera chiara e puntuale, in modo da rendere definitivo e preferenziale quello che è nato come uno strumento provvisorio; al momento questo proposito si scontra ancora con la difficoltà di acquisire le necessarie competenze informatiche, per tutti i soggetti coinvolti, ma è auspicabile che, passato il necessario periodo di adattamento, snellirà e faciliterà le procedure.